Pravilnik o zasebnosti

1. Upravljavec osebnih podatkov

Upravljavec osebnih podatkov za servisne storitve, diagnostiko, popravila ter komunikacijo, povezano s servisnimi primeri, je VAL skupina, d.o.o., Hrvaška ulica 10, 1000 Ljubljana.

Ta pravilnik velja za obdelavo osebnih podatkov, ki jih prejmemo ob oddaji povpraševanja, prijavi servisa, diagnostiki naprave, izvedbi popravila, spremljanju statusa popravila in komunikaciji s stranko glede servisnega primera.

2. Področje uporabe

Ta pravilnik velja izključno za servisne in popravilne storitve ter z njimi povezane postopke. Ne ureja splošne prodaje blaga, dodatne opreme ali drugih morebitnih vsebin, ki niso neposredno povezane z diagnostiko, servisom in popravilom naprav.

Pravilnik se uporablja za podatke, ki jih pridobimo neposredno od stranke, ob uporabi spletnega mesta za servisne namene, ob osebni oddaji naprave, po pošti ali skozi druge servisne komunikacijske kanale.

3. Katere osebne podatke obdelujemo

• identifikacijske in kontaktne podatke stranke, na primer ime, priimek, telefonsko številko, e-poštni naslov in naslov, kadar je potreben za komunikacijo, prevzem ali dostavo
• podatke o servisnem primeru, kot so številka naročila, številka servisnega naloga, datum oddaje, izbrana storitev, opis napake, zgodovina komunikacije in status popravila
• podatke o napravi, kot so znamka, model, barva, tehnične značilnosti, podatki o garanciji in servisna dokumentacija
• diagnostične podatke, servisne ugotovitve, zapise o opravljenem delu, podatke o zamenjanih delih in zgodovino popravila
• podatke, potrebne za obravnavo reklamacij, ugovorov, neskladnosti ali drugih zahtevkov po izvedenem servisu

4. IMEI in serijska številka kot osebni podatek

IMEI, serijska številka (SN) in drugi enolični identifikatorji naprave se štejejo za osebne podatke, kadar so povezani z določeno ali določljivo stranko, servisnim primerom, naročilom, garancijskim postopkom ali komunikacijo glede popravila.

Kadar je mogoče na podlagi IMEI, serijske številke ali servisne evidence povezati napravo z določeno osebo, takšne podatke obravnavamo kot osebne podatke in jih varujemo skladno s tem pravilnikom in veljavno zakonodajo.

5. Nameni obdelave

• sprejem in vodenje servisnega povpraševanja ali naročila
• diagnostika naprave in izvedba popravila
• preverjanje garancijskega statusa in servisne upravičenosti
• komunikacija s stranko glede ponudbe, potrditve, poteka in zaključka servisa
• organizacija osebnega prevzema, dostave ali pošiljanja naprave
• vodenje servisne dokumentacije, obravnava reklamacij ter zaščita pravnih zahtevkov
• izpolnjevanje zakonskih, računovodskih in drugih regulatornih obveznosti

6. Pravne podlage

Osebne podatke obdelujemo predvsem na podlagi izvajanja pogodbe oziroma ukrepov na zahtevo posameznika pred sklenitvijo pogodbe, kadar je obdelava potrebna za sprejem naprave, pripravo ponudbe, diagnostiko, servis, popravilo, obveščanje o statusu ali izročitev naprave.

Določene podatke obdelujemo tudi zaradi izpolnjevanja zakonskih obveznosti, na primer na področju računovodstva, davčnih pravil, varstva potrošnikov ali reševanja reklamacij.

V posameznih primerih se lahko zanesemo na zakoniti interes, na primer za zaščito pred zlorabami, dokumentiranje servisnega postopka, reševanje sporov ali obrambo pravnih zahtevkov. Kadar je za posamezno obdelavo potrebna privolitev, jo zahtevamo posebej in jo lahko stranka kadar koli prekliče, če zakon ne določa drugače.

7. Posredovanje podatkov tretjim osebam

Osebne podatke lahko posredujemo pogodbenim partnerjem in obdelovalcem, kadar je to potrebno za izvedbo servisne storitve ali za delovanje povezanih poslovnih procesov. To lahko vključuje ponudnike IT-storitev, komunikacijskih storitev, logistične partnerje, poštne ali dostavne službe ter druge pogodbene izvajalce, ki sodelujejo pri servisnem postopku.

Takšnim prejemnikom posredujemo samo podatke, ki jih potrebujejo za svoj del postopka, pri čemer od njih zahtevamo ustrezno raven varovanja osebnih podatkov.

8. Samsung / GSPN

Pri servisiranju naprav Samsung lahko podatke o stranki, servisnem primeru in napravi posredujemo družbi Samsung oziroma uporabimo sistem GSPN (Global Service Partner Network), kadar je to potrebno za preverjanje upravičenosti do servisa, diagnostiko, izvajanje servisnih postopkov, evidentiranje statusa popravila, tehnično dokumentacijo ali drugo izvajanje servisnega procesa.

Takšna obdelava se lahko izvaja tako pri garancijskih kot tudi pri negaranacijskih primerih, kadar je to potrebno za izvedbo popravila, tehnično podporo, servisno evidenco ali potrditev posameznega postopka v okviru Samsung servisnega ekosistema.

9. Roki hrambe

Podatke hranimo toliko časa, kolikor je potrebno za izvedbo servisa, zaključek komunikacije s stranko, izpolnjevanje zakonskih obveznosti ter za obravnavo morebitnih reklamacij ali sporov. Rok hrambe je odvisen od vrste podatkov in namena obdelave.

Servisno dokumentacijo, podatke o napravi, IMEI oziroma serijski številki, diagnostične zapise in zgodovino popravila hranimo toliko časa, kolikor je razumno potrebno za servisno sledljivost, garancijske postopke, obravnavo ponovnih zahtevkov ali zaščito pravnih interesov.

Računovodske in druge evidence, za katere zakon določa obvezne roke hrambe, hranimo toliko časa, kot to zahtevajo veljavni predpisi. Komunikacijo, povezano z aktivnim ali nedavno zaključenim servisnim primerom, hranimo toliko časa, kolikor je potrebno za kakovostno izvedbo storitve, podporo stranki in reševanje morebitnih zahtevkov.

10. Pravice posameznika

Posameznik lahko, kadar so za to izpolnjeni zakonski pogoji, zahteva dostop do svojih osebnih podatkov, njihov popravek, izbris, omejitev obdelave, prenosljivost podatkov ali ugovarja obdelavi. Kadar obdelava temelji na privolitvi, lahko privolitev tudi prekliče.

Če posameznik meni, da podatke obdelujemo v nasprotju s predpisi, ima pravico vložiti pritožbo pri Informacijskem pooblaščencu Republike Slovenije.

11. Kontakt

Vprašanja, zahteve ali ugovore glede obdelave osebnih podatkov nam lahko pošljete preko splošnega servisnega kontakta ali pisno na naslov podjetja VAL skupina, d.o.o., Hrvaška ulica 10, 1000 Ljubljana.

Zahteve obravnavamo v razumnem roku in skladno z veljavno zakonodajo.